Delegowanie pracowników do Belgii: jakich zasad pobytu należy przestrzegać?

Delegowanie pracowników do Belgii — zarówno obywateli UE, jak i osób spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) — podlega rygorystycznym zasadom pobytu. Wielu pracodawców błędnie zakłada, że zezwolenie na pobyt lub pracę wydane w innym państwie członkowskim automatycznie uprawnia do pobytu w Belgii. Belgijskie przepisy pobytowe stanowią jednak dodatkowy, obowiązkowy wymóg.

1. Pracownicy spoza EOG (obywatele państw trzecich)

Pobyt krótkoterminowy (maksymalnie 90 dni): obowiązkowe zgłoszenie obecności w gminie w ciągu 3 dni roboczych od przyjazdu (wydanie załącznika 3 / bijlage 3). Wyjątek: jeżeli pracownik przebywa w obiekcie turystycznym objętym obowiązkiem ewidencji gości, zgłoszenia dokonuje bezpośrednio ten obiekt.

Pobyt długoterminowy (powyżej 90 dni): obowiązkowy wpis do rejestru cudzoziemców. Decyzję podejmuje Urząd do spraw Cudzoziemców (DVZ). Po zatwierdzeniu można wystąpić o kartę A.

Opłaty i terminy: przy składaniu wniosku wymagana jest opłata administracyjna. Procedura rejestracji może trwać do 6 miesięcy, dlatego wniosek należy złożyć niezwłocznie po przyjeździe.

2. Pracownicy będący obywatelami UE

Pobyt krótkoterminowy (maksymalnie 90 dni): zgłoszenie obecności w gminie w ciągu 10 dni roboczych (załącznik 3ter / bijlage 3ter), z wyjątkiem zakwaterowania turystycznego.

Pobyt długoterminowy (powyżej 90 dni): wpis do rejestru cudzoziemców i wydanie karty UE po zatwierdzeniu. Wszystkie wymagane dokumenty (Limosa, A1 itd.) należy złożyć od razu. Na czas procedury wydawany jest dokument tymczasowy (załącznik 19).

3. Wyzwania praktyczne i wpływ systemu EES (kwiecień 2026)

Długotrwałe procedury administracyjne narażają zwłaszcza pracowników spoza EOG na ryzyko pozostania tymczasowo bez ważnego dokumentu pobytowego po upływie okresu krótkiego pobytu, co może wpływać na ważność zezwolenia na pracę.

Od wprowadzenia systemu wjazdu/wyjazdu (Entry/Exit System, EES) 10 kwietnia 2026 roku wydanie załącznika 3 obywatelom państw spoza EOG wymaga uprzednich instrukcji Urzędu do spraw Cudzoziemców, chyba że pracownik posiada kartę pobytu lub wizę D wydaną przez inne państwo członkowskie.

Podsumowanie: planuj z wyprzedzeniem i rejestruj pracowników od razu po przyjeździe, przedstawiając kompletną dokumentację. SONAS Luxembourg wspiera Cię w zapewnieniu pełnej zgodności delegowania z wymaganiami.